New subject: Aleph: Umverknüpfen von Titeldaten zur Zeit nicht erlaubt

19 Apr 2023


      Liebe Kolleg*innen,
wie angekündigt, vollzieht das hbz im Rahmen des Alma-Projektes in den 
nächsten Tagen den Wechsel auf NZ Phase 2. Die bisherigen Verhältnisse 
werden dadurch umgekehrt. War bisher die Aleph-Verbunddatenbank die 
Masterdatenbank für die Titel- und Bestandsdaten, wird diese Funktion 
nun durch die Alma-Netzwerkzone übernommen. Die Titeldaten in der 
Aleph-Verbunddatenbank liegen in der Phase 2 nur noch als**Kopie vor, 
Updates in Aleph werden gegen die Alma-Netzwerkzone gespeichert.
Mit dem Wechsel verbunden ist eine Downtime der Verbunddatenbank. Vom 
21.04. bis einschließlich 24.04. ist die Katalogisierung in Aleph nicht 
möglich. Das hbz bittet darum, im gleichen Zeitraum auch auf die 
Buchdatenerfassung und -korrektur im OCLC EC zu verzichten, um keinen 
Bearbeitungsstau zu erzeugen. Im Laufe des Montags wird es eine 
Info-Mail des hbz geben. Spätestens am 25.04. soll die Katalogisierung 
in Aleph dann wieder möglich sein.
Für die Katalogisierung in Aleph bringt Phase 2 einige Änderungen mit 
sich. Eine Übersicht finden Sie im hbz-Wiki unter: 
https://service-wiki.hbz-nrw.de/x/cwBPNQ
(Außerdem finden Sie an der folgenden Stelle generelle Informationen zum 
Cutover zu Phase 2 sowie Verlinkungen zu weiteren Wiki-Seiten: 
https://service-wiki.hbz-nrw.de/x/ogDXNQ)
Hier eine kurze Zusammenfassung:
1. Ab sofort sollen in Aleph keine Löschungen von Titeldaten mehr 
vorgenommen werden. Stattdessen sollen notwendige Löschungen über das 
hbz-Wiki beantragt werden: https://service-wiki.hbz-nrw.de/x/RYDyNQ
2. In Aleph werden zukünftig die Bestandsdaten der bereits nach Alma 
migrierten Bibliotheken aus Wave 1 und Wave 2 nicht mehr angezeigt 
(einschließlich ZDB-Bestandsdaten). In einigen Fällen kann daher eine 
zusätzliche Recherche im KVK 
(https://kvk.bibliothek.kit.edu/?kataloge=NRW&digitalOnly=0&embedFull...) 
notwendig sein - z.B., um unter mehreren geeigneten Titeldatensätzen den 
richtigen für die Ansigelung zu ermitteln.
3. Das bisherige Verfahren für Redaktionsdaten wird durch ein neues 
Verfahren auf E-Mail-Grundlage ersetzt. Wir informieren Sie hierzu 
gesondert in einer weiteren E-Mail.
4. Um den Zeitstempel eines Titeldatensatzes in Aleph und Alma synchron 
zu halten, muss in Aleph jeder (Verbund-)Titeldatensatz vor der 
Bearbeitung in seiner aktuellen Version aus Alma geladen werden. 
Detaillierte Angaben dazu finden Sie im hbz-Wiki.
5. Die Plausibilitätsprüfung wurde in Aleph in vielen Fällen geändert. 
Vor allem wurden viele rote Fehlermeldungen zu grünen Warnmeldungen 
heruntergestuft. Bitte achten Sie daher ab jetzt noch stärker als bisher 
auf den Inhalt der grünen Warnmeldungen - auch im Hinblick auf eine 
reibungslose Funktion der Schnittstellen zu SISIS.
6. Umgekehrt können Plausibilitätsprüfungen in Alma in einigen Fällen zu 
Fehlermeldungen in Aleph führen. Nähere Angaben finden Sie im hbz-Wiki.
7. Vorsicht beim Wechsel zwischen Katalogisierungsmodus und 
Recherche-Ansicht! Um Komplikationen zu vermeiden, sollten Sie 
Änderungen immer zuerst abspeichern, bevor Sie in die Recherche-Ansicht 
wechseln.
Fragen zum Thema können Sie, wie immer, jederzeit an gk@ub.uni-koeln.de 
richten.
Viele Grüße
Ihr UGK-Team

21.04. bis 24.04.: Keine Katalogisierung in Aleph möglich / Änderungen bei der Katalogisierung in Aleph